Persondatapolitik

For behandling af gæste- og leverandøroplysninger for Helmuth
 
1. Dataansvarlig

Helmuth Bar & Kitchen er dataansvarlig.

Kontaktoplysninger:
Boulevarden 28, 9000 Aalborg

Tlf. 98 10 33 05
E-mail: booking@helmuthaalborg.dk

Helmuth håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. Helmuth indgår aftale med gæster og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst, bestiller og køber én eller flere af Helmuths serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Helmuth, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Helmuth. Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Helmuth afgiver til Helmuth i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Helmuth.

2. Helmuths indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Helmuth på følgende vis:

Når en gæst – eller en repræsentant for denne – laver en bordreservation, indhenter tilbud på et selskab, event eller anden ydelse, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Helmuth.
• Gennem browser-cookies på vores hjemmeside.
• Fra sociale medier.
• Når leverandører indgår aftaler med Helmuth eller afgiver tilbud til Helmuth.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

3. Oplysninger Helmuth indsamler

Helmuth indsamler følgende personoplysninger:
• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke-personfølsomme oplysninger.
• Betalingskortoplysninger – ved køb af gavekort samt billetter til arrangementer og events.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik.
• Oplysninger fra kundeundersøgelser og gæstefeedbacks.
• Oplysninger fra eventuelle afholdte konkurrencer.
• Oplysninger fra Helmuths sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Helmuth.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om gæstens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.


En gæst/leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Helmuth yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Helmuths servicering af gæsten/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:
• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Helmuth dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Helmuth modtager direkte fra gæster/leverandører, vil Helmuth i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Helmuth har modtaget af tredjeparter, fx en formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat. Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart forpligtet til at informere de pågældende gæster/leverandører om Helmuths vilkår og betingelser, samt Helmuths persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
Ved reservationer og bestillinger af serviceydelser og produkter gemmer Helmuth de oplysninger, som gæsten/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes.

4. Betaling med betalingskort

Helmuth anvender DIBS www.dibs.dk (Nets) til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort i vores restauranter samt Bambora. Helmuth benytter QuickPay til håndtering af online køb på vores webshop, og vi opbevarer ikke selv informationer om betalingsmidler herunder f.eks. kortnumre på betalingskort, bankkontonumre eller lignende. DIBS samt QuickPay & Bambora og Helmuth er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).
Ved bestillinger og reservationer gemmer Helmuth de oplysninger, som gæsten/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes. Undtaget fra dette er informationer om betalings- og kreditkort, som slettes efter indeværende år + 5 år.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/leverandør fx henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen/betalingen.

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Helmuth indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en bordreservation eller køb/salg af produkter eller ydelser. Det er den enkelte aftales indhold og karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Helmuth indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.
Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

Behandling af gæsters reservation og køb af Helmuths serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud om, samt salg af produkter og ydelser.
• Kontakt til gæsten før, under og efter dennes besøg.
• Opfyldelse af gæstens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Helmuths serviceydelser.
• Tilpasning af Helmuths markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse.
• Administration af gæsters/leverandørers relation til Helmuth

6. Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Helmuth vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Helmuth som en gæst eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med afholdelse at et selskab, et event, mødeafvikling eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.


Hvis en gæst i forbindelse med besøg hos Helmuth oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Helmuth alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til dette.


I nogle situationer modtager Helmuth personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/leverandører om Helmuths vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (gæster/leverandører) følgende rettigheder:


• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Helmuth behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, Helmuth har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Helmuth har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Helmuth ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Helmuth ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede. Hvis nogle af de oplysninger, som Helmuth har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Helmuth.


Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.


Den registrerede kan til enhver tid skriftligt bede Helmuth om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Helmuth er i besiddelse af. En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.


Den registrerede kan også kontakte Helmuth, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Helmuth. Skriftlig anmodning sendes til Helmuth, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1. Helmuth vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.


Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Helmuth vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Helmuth vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Den registrerede vil til enhver tid modtage svar på anmodningen indenfor 1 måned efter modtagelsen.


Helmuth tager forbehold for at kunne afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse, som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger, som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situationer, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

8. Sikkerhed og deling af personoplysninger

Helmuth beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.


Kun de personer ansat hos Helmuth, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registrerede personoplysninger, har adgang hertil. Helmuth kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registrerede personoplysninger.


I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der er en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, vil Helmuth underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. Helmuths sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.


Helmuth benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc. Helmuth indgår løbende databehandleraftaler med alle leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt, angår de registreredes personoplysninger.

9. Cookies

Helmuth anvender cookies. Yderligere oplysning om Helmuths cookiepolitik kan indhentes på vores hjemmeside.

10. Klage

Klage over Helmuths behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail dt@datatilsynet.dk.

11. Opdatering

Dette dokument vil blive løbende opdateret og mindst en gang om året. Dokumentet er sidst opdateret 22. juni 2021.